Эффективная презентация |
Эффективная презентация в информационном обществеАвтор: Рыжов В.А., Корниенко А.В.Презентация помогает специалисту, автору, учителю, студенту, школьнику, получить благоприятные условия во время доклада и привлечь внимание аудитории для достижения цели презентации. Если для студентов и школьников это этап обучения и получения важных навыков делать доклады и сообщения, то для специалистов – важнейший элемент информационной культуры и квалификации, необходимый в профессиональной деятельности. Пять основных признаков эффективной презентации: 1. Увлекательность. Презентация должна с самого начала увлечь аудиторию и удерживать ее внимание до ее логического завершения. Цель презентации – убедить аудиторию своим сообщением. Убедить, чтобы она действовала в нужном докладчику направлении. Люди должны ответить на сообщение, которое принесла им презентация. Во мнениях, поведении и убеждениях людей должны произойти изменения. Нужно искать “точку входа” в душу аудитории, то есть сделать акцент на точке зрения или действии, которое люди охотно воспримут. Убеждение должно происходить на благоприятном и благожелательном уровне и вызвать согласие с их стороны. Презентация не должна выполняться слишком напористо и назидательно, что может вызвать отторжение аудитории. Объявление: Речь идет о том, что многие технические и методические вопросы проведения презентаций в настоящее время достаточно хорошо проработаны. Поэтому, приняв их во внимание, нужно делать акцент на технике контакта. Обратим внимание на точки входа в контакт с аудиторией: 1. Понять, что нужно аудитории и показать, что она может это получить. Решая задачу оптимизации контакта презентатора с аудиторией, полезно расставить акценты внимания. Если в процессе презентации решается задача убедить ответственное лицо (типичная производственная задача), то для этого нужно определить: 1) кто реально принимает решения, выполняя роль главного лица; 2) кто реально понимает глубину обсуждаемой темы, выполняя роль эксперта; насколько согласованы действия главного лица и эксперта. Такой расклад также является типичным, например, в процессе защиты диссертации, дипломной работы и т.п. Важно осознать, что понятийное пространство у аудитории всегда отличается от понятийного пространства докладчика. Этот факт заставляет аудиторию перестраиваться на язык презентации, чтобы понять смысл презентации. Для того чтобы преодолеть этот смысловой барьер, у аудитории должна быть явная мотивация для этого. Повысить мотивацию главного лица и эксперта можно при помощи механизма «потребности». Для понимания мотивации людей необходимо отталкиваться именно от понятия потребности. В наиболее простом смысле мотив - это отражение потребности, т.е. нужды, недостатка в чем-то, что человеку необходимо. В данном случае это - текущие интересы действующих лиц, их личные предпочтения и степень делового интереса. Для преодоления барьера непонимания и отсутствия мотивации у аудитории докладчику необходимо научиться: во-первых, говорить на одном языке понятий с главным лицом и его экспертом; во-вторых, выяснить вектор интересов главного лица и показать ему, что именно предмет презентации способен решить его деловые проблемы. Такая задача решается только активным методом – нужно вступать в контакт с главным лицом и его экспертом и выяснять их личные предпочтения. Однако такой активный подход требует некоторой деликатности и тонкой политики в процессе диалога. Конечно, некоторую информацию о главном лице можно попытаться собрать заранее, но это не всегда возможно и не дает необходимой полноты информации. Другой важный прием налаживания делового контакта во время презентации с главным лицом – это сначала заинтересовать его, подвести его в процессе презентации к определенной смысловой точки в виде некоторой несложной проблемы. И затем дать ему возможность при всей аудитории самому “решить” обозначенную проблему. После подобного взаимодействия докладчик и главное лицо становятся соучастниками презентации. При таком сценарии процесса презентации трудно представить себе более лояльного собеседника, чем соавтор идеи. Контакт презентатора с аудиторией в значительной степени зависит от понятийного пространства и языка мышления аудитории, от ее национальных, культурных и социальных особенностей, от традиций, присущих населению данной местности, где проводится презентация. Это наиболее сильные факторы влияния на отношение аудитории к презентатору и его сообщению. Прежде всего, аудитория оценивает презентатора и его сообщение сквозь фильтр категорий и установок своего мышления и своих традиций. Говоря об особенностях национального характера, мы интуитивно приписываем каждой нации некоторые характерные для нее качества. Люди склонны считать, что каждая нация имеет свои особенности характера. Так, американцев связывают с деловитостью, немцев - с пунктуальностью, французов - с остроумием и галантностью, русских - с открытостью, бесхитростностью и мастерством. Если финны в большинстве своем надежны, осторожны и наивны, но эта наивность какая-то мудрая, а их открытость иногда поражает, “хитрые” китайцы являются стратегами, пытаются действовать не силой, а умением, даже в хаосе находят смысл и “порядок”, извлекая из этого максимальную пользу. Но это далеко не все грани перечисленных национальных характеров. В глубине национальных характеров кроется очень большое разнообразие. "Отец истории" Геродот писал, что если бы предоставить возможность всем народам на свете выбирать все самое лучшее из всевозможных обычаев и нравов, то каждый народ выбрал бы свои собственные обычаи и нравы. Х.Дюйкер и Н.Фрийд отмечают: "Все люди, принадлежащие к определенной нации, имеют сходство в определенных аспектах и в то же время отличаются чем-то в этих аспектах от людей, принадлежащих к другим нациям... Особенности, которыми они обладают, каким-то образом обусловливаются тем фактором, что они являются гражданами данного национального сообщества, и эти особенности могут быть описаны бытовым или литературным языком". В этом определении констатируется наличие феномена национального характера. Национальный характер - это совокупность наиболее устойчивых для данной национальной общности особенностей восприятия и форм реакций на различные жизненные ситуации. Национальный характер проявляется в эмоциях, чувствах, настроениях национального темперамента. Национальному характеру присущи свои способы эмоциональности, скорости и интенсивности реакции на происходящие события. Он диктует формы, методы презентации своих интересов и способы борьбы за их реализацию. Под национальным характером исследователи понимают поведенческую модель, типичную для данного народа и обусловленную единством общественного сознания, общностью системы коллективных представлений о мире, обществе, личности и нормах поведения каждого человека. Опытные драйверы обязательно учитывают в своей деятельности особенности национального характера. Таким образом, перед проведением презентации нужно не полениться и составить хотя бы такую таблицу: Факторы Особенности Очень полезным будет ознакомиться с научными работами и публицистическими материалами по данным вопросам. Такая компетенция позволит создать объективное представление о свойствах и особенностях различных национальных характеров и учитывать это в своих коммуникациях. Важными элементами и обстоятельствами деловых презентаций являются следующие пункты, которые в практике получили достаточное развитие: 1. Планирование презентаций. Ниже дано краткое реферативное изложение этих пунктов. 1. Планирование презентаций. Это первичная часть процесса презентации, помогает определить роль и зоны ответственности презентатора. Планирование концентрируется на природе и нуждах аудитории. При планировании принимается во внимание место и график проведения презентации. Можно использовать контрольный лист плана. Изобретение средств оценки результатов является составной частью планирования. Для успешной работы по плану необходимо выявить препятствия, мешающие эффективному проведению презентации. 2. Структура презентаций. Структуризация сообщения является первым этапом в подготовке презентации. Для этого необходимо определить наиболее эффективный подход к предмету презентации в планируемой аудитории. Цели и корневая концепция являются фундаментом структуры эффективной презентации. Эффективная презентация состоит из пяти компонентов: Для повышения эффекта запоминания, необходимо следовать “правилу трех” – любое крупное сообщение передает один ключевой пункт, иногда допускается два, еще реже – три ключевых пункта. В презентацию следует включать свежие идеи и наглядные схемы. 3. Содержание презентаций. Здесь важно решить, как наполнить презентацию смыслом. Эффективная презентация должна быть: убеждающей; содержать доказательства, подтверждающие сообщение; оптимальный выбор основное направление изложения материала; содержать комбинации различных форм выражения, чтобы привлечь внимание аудитории; содержать эффективное заключительно сообщение. 4. Стиль презентации – формы словесного выражения. Осознать и выделить два стиля презентации – вербальный (как говорить) и невербальный (что показывать). Язык должен быть ясным, правильным, выразительным и продуманным (скорость, тон). Для убеждения аудитории необходимо использовать словесные выражения, отражающие характерные особенности эффективной презентации (выразительность, эмоциональность, вызов ответной реакции, побуждение, подчеркнутость). Вербальный стиль общения нужно обогащать посредством использования литературных приемов (ассонанс – повтор похожих слов – “живите лучше, чтобы лучше жилось”, кустода – броская фраза, гипербола, параллелизм), фигур речи (образность, метафора, сравнение), занимательных историй и юмора. Важно избавиться от выразительных форм, которые отвлекают внимание от самого презентатора и содержания сообщения (дискриминация, дурной вкус, неуверенность, сленг, не делать акцент на своем “Я”, утвердительный стиль). 5. Мультимедийные и коммуникационные средства подачи информации. Цель использования таких средств – дополнять процесс коммуникации, повысить живописность, красочность и оригинальность. Мультимедийные образы должны быть понятными, хорошо продуманными, а приводимая информация должна быть точной и краткой. 6. Способы установления контакта с аудиторией. Огромную пользу презентации приводит учет потребностей аудитории и использование коммуникативных приемов. Это в значительной степени будет способствовать продуктивному общению, сделает презентацию гармоничной и поможет превратить недоверчивую аудиторию в дружелюбную. Искусный оратор говорит слушателям то, что им нужно и что они хотят услышать. Аудитория желает знать, чего ожидать, чтобы ей отдавали должное. Аудитория желает активно участвовать в презентации и знать, как то, что им говорят, касается их лично. 7. Искусство публичного выступления. Невербальные сигналы на 60-90% определяют, каково будет воздействие оратора на аудиторию. Важно и сообщение само по себе. Даже безупречное вербальное содержание – это еще не все. Его необходимо донести до людей. Манера выступать – а именно, стиль поведения оратора и его актерские умения – имеют решающее значение для успеха презентации. Оратор посылает сигналы аудитории всем своим внешним видом: мимикой, жестами, движениями и тем, как он одет. Если презентация ведется эмоционально, энергично, с энтузиазмом и в хорошем темпе, то и аудитория будет внимательна и активна. Нужно избегать слов-заменителей типа “’э…”, “мм…” и слов паразитов – “как-бы”, “так-сказать” и т.п. 8. Как с легкостью выходить из затруднительных положений. Наиболее всего ораторов беспокоят не вопросы из аудитории, а их отсутствие. Молчание говорит о том, что люди слушали выступление невнимательно, что выступление их не затронуло. Это означает, что у них уже сформировалось свое мнение без учета того, что говорил оратор. Для вопросов и комментариев можно отвести время до, в течение и после выступления. Для успешного ответа на комментарии из аудитории действуйте в четыре этапа: выслушайте, поймите, выскажите одобрение и ответьте. Отвечая на вопрос, нужно учитывать его тип. Не нужно терять самообладания, если возникают затруднения. Очень интересные приемы общения возникают, когда можно предсказывать наиболее эффектные вопросы. 9. Выбор места проведения презентации. Обстановку для презентации создает оборудование помещения и расположение мест слушателей, в том числе внешние условия: освещение, температура, качество воздуха, шум. Удобство для публики: хорошо видят, слышат, сидят с удобством, могут сосредоточиться. 10. Письменные презентации. Письменные материалы, имеющие отношение к деловым презентациям, можно разделить на три типа: письма-подтверждения, раздаточный материал, и предложения. Многие принципы и приемы, относящиеся к устным презентациям, в равной степени применимы и к письменным презентациям. Очень важное качество письменных материалов - их оформление и структура. Принципиальным для письменных документов являются: подходящий стиль, яркий язык, правильность грамматики, пунктуации и орфографии. 11. Как подготовиться к выступлению. Самыми очевидными качествами для оратора являются: умение, уверенность, компетенция, артистизм, которые достигаются постоянной практикой, работой над собой и профессиональным ростом. Особенно необходимы чувство юмора и самообладание. Литература: 1. Сухарев В.А., Сухарев М.В. Психология народов и наций. Донецк: Сталкер, 1997.2. Лэни Арредондо. Искусство деловой презентации. Издательство Урал Л.Т.Д., 1998 (ISBN 5-8029-0022-9, 0-07-002840-0). |
< Предыдущая | Следующая > |
---|