Постановка задач в новое время

Обратим внимание на один из вопросов учебной программы. В учебной литературе роль пользователя в постановке экономических задач представлена на уровне, соответствующем концу 1980-х годов. Такие знания не могут быть практически полезными. Специалист – выпускник вуза, руководствуясь некорректными представлениями по данному вопросу, может принять решения стратегического характера, которые принесут немало неприятностей. Престиж вуза, дающего такие знания, заслуженно пострадает.

Казалось бы, кто лучше может направлять разработку программного обеспечения бухгалтерского учёта, как ни  сами пользователи, например,  бухгалтер (1).

Для пользователей, как правило, главное – это приобрести компьютеры. Мало кто при этом задумывается, что кроме «железа» придётся покупать и программное обеспечение. Системное программное обеспечение, за редким исключением, - это пиратские взломанные копии, - практически задаром. Специализированное прикладное программное обеспечение обычно - лицензионное, стандартное с авторским сопровождением. За него приходится платить, - никуда не денешься. Так сложилось, что доминирует на рынке рассматриваемых программ фирма «1С». Франчайзинговые фирмы внедряют комплексы, обучают и консультируют большое количество пользователей. Сейчас множество юридических лиц вполне довольны относительно недорогим  программным обеспечением. Но в процессе развития  предприятий возникают новые задачи, новые потоки информации. Такие задачи выходят за рамки простого консультирования или их невозможно решить за счёт добавления или модернизации функциональных блоков. В этом случае дешёвых вариантов развития уже не существует. Но, как правило, руководители предприятий поручают своим штатным программистам привести автоматизированную информационную систему в соответствие с потребностями. Это относительно недорогой путь. Программисты, абсолютно уверенные в своих способностях, год или два работают в этом направлении. Приобретаются куски других программных комплексов, разрабатываются новые «заплатки». Постоянно производятся исправления и корректировки. Всё это приводит к рождению некоторого программного монстра, который в некоторый момент времени выходит из-под контроля. Порой легче написать и отладить новый блок, чем его корректировать, особенно, если автор уже уволился. Предприятие продолжает вкладывать деньги в модернизацию программного обеспечения, хотя эффективность работ со временем только понижается. Количество программистов при этом может достигать десятков человек. Фирмы, специализирующиеся на проектировании подобных систем  возьмутся за продолжение этой работы только при надлежащей оплате: 50-100 тыс. евро. Цена небольшая, если учесть уникальность работы. Дополнительно следует учесть стоимость работ по внедрению новой системы, конвертированию и состыковке баз данных, обучению пользователей. Экономия на начальном этапе внедрения АИС приводит к неоправданно большим затратам в дальнейшем. Растягивание затрат по времени, своеобразный кредит средств - с одной стороны, а с другой - потери от упущенных возможностей.

На каждом рабочем месте пользователи определяют и формулируют назревшие потребности, производят приёмку и осваивают готовые программы. Это традиционный взгляд. Но если перейти на следующий уровень детализации взаимоотношений при проектировании, становится ясно, что разработчики программного обеспечения должны быть относительно независимы от мнения пользователей. Инжиниринг и реинжиниринг подразумевают только учёт, но не безусловное следование указаниям заказчика работ. Причины следующие.

1. Бухгалтер-пользователь, отвечающий за определённый участок работ, не учитывает особенности работы своих коллег, работающих на других участках. Ему это просто не нужно.

2. Пользователь стремится сделать недоступной для других ту повседневную информацию, с которой он работает. Самый лучший в этом смысле вариант, - это когда соответствующая база данных размещена на компьютере данного автоматизированного рабочего места (АРМ). Такой взгляд на автоматизацию обеспечивает уверенность бухгалтера в том, что он незаменим, что никто не узнает о допущенных в течение месяца ошибках, исправлениях или умышленных  нарушениях учёта. Например, в бухгалтерском обеспечении складского учёта такие ситуации скорее норма, чем исключение.

3. Любые варианты изменения информационных потоков, реорганизации подразделений, корректировка штатного состава не подразумеваются вообще. При анализе информационной структуры организации может выясниться, что на ряде участков происходит дублирование операций, наблюдается избыточность операций или создаётся угроза безопасности информации. В этих случаях разработчики встретят дружное сопротивление пользователей, утаивание профессиональных сведений вплоть до скрытого саботажа.

4. Бухгалтер ставит задачу только в одной плоскости: сделать именно то, что он делал вручную, только на компьютере. По этому пути и пошли фирмы-разработчики бухгалтерских программ в начале 90-х годов: «как положено» автоматизировали ведение регистров, сведение данных в Главную книгу, перемещение файлов с одного АРМ на другой посредством дискет и локальной вычислительной сети (ЛВС). Но совсем скоро стало понятно, что использование компьютеров предполагает иную технологию обработки информации.

Например, операции «Формирование проводки» и «Проводка по счетам» могут быть построены несколькими способами, на основе одной из нескольких информационных моделей. Наиболее предпочтительные модели совершенно не вписываются в принципы ручной обработки информации, то есть, для логики обычного бухгалтера такой подход – нечто запредельное.
Довольно часто бухгалтера просят реализовать именно ручную технологию или ту, которая не является стандартной, но к которой они привыкли. Стандарты ручной обработки в ряде случаев не согласуются с приёмами автоматизированной обработки информации. Например, в некоторой таблице вручную подсчитываются суммы по итоговым строкам и получают общий итог; затем суммируются данные по столбцам и тоже подсчитывается общий итог. Если два итога совпадают, значит, ошибки нет. Автоматизировать же эту процедуру просто бессмысленно. Возникают некоторые сложности с подведением итогов в ведомостях с округлением до целых рублей, тысяч, миллионов и т.д., - теряются несколько значащих единиц перед запятой. Если, например, баланс с точностью до копеек сходится, то после округления этого может и не произойти, - зависит от порядка суммирования и округления.

5. На каждую инструкцию  по ведению бухгалтерского учёта приходится солидный довесок официальных писем, поправок и уточнений. Из всего многообразия руководящей документации на практике в каждом конкретном случае используется только небольшая часть. Если проектировщик, программист учтёт только эту часть документации, он создаст бесполезный, мёртворожденный продукт. Программист должен заложить в программы даже то, что может войти в практику в будущем. В этом смысле, он обязан изучить до тонкостей то, чем владеют бухгалтеры на каждом рабочем месте сейчас, чего бухгалтерs ещё не используют за ненадобностью и предугадать те операции и функции, которые могут появиться в обозримом будущем, быть на несколько шагов впереди текущей ситуации. Только при этих условиях созданный программный продукт хотя бы некоторое время будет жизнеспособным. Время, затрачиваемое на постановку задач, на проектирование базы данных и на создание и отладку программ измеряется не месяцами, а годами. Весьма дорого стоит универсальность, настраиваемость программного обеспечения, способность нормально функционировать и на одном компьютере и на сотне, обеспечивать оперативную обработку  большого объёма информации.

Оправдывать ущербность программного обеспечения малыми размерами предприятия, небольшим количеством функций и ничтожным объёмом информации - значит обманывать себя. В любом случае создавать программное обеспечение своими силами уже означает неграмотность и низкий профессионализм руководства предприятия.

Даже для малых предприятий следует использовать профессионально созданное, опробованное и поддерживаемое программное обеспечение, ту или иную его часть. Но при любом наращивании и модернизации комплекса изначально созданная база данных не должна изменяться. База данных формируется один раз и является фундаментом информационной системы бухгалтерского учёта, может быть, на весь период существования предприятия (2).

К сожалению, столь дорогая работа по проектированию подобных информационных систем может быть рентабельной лишь при большом тираже, при большом количестве пользователей. Этого можно добиться, если заложить только некоторую основу бухгалтерского учёта, обеспечив наибольшую универсальность для широкого сектора потребителей. По этому пути идут наиболее известные фирмы, создающие программное обеспечение бухгалтерского учёта для малых и средних предприятий. Это болезнь роста.

5. Только главный бухгалтер в состоянии сформулировать задачу для разработчиков информационной системы бухгалтерского учёта. Только он в состоянии и имеет право выбора того или иного готового программного комплекса. Главный бухгалтер также обязан определить условия внедрения и сопровождения программного обеспечения. Вопросы технического обеспечения решаются на уровне руководителя предприятия. Все эти вопросы, исходя из вышесказанного, никак не определяются рядовыми работниками, какими бы профессионалами они ни были.
Основное предназначение бухгалтеров-пользователей при создании и развитии автоматизированной систему бухгалтерского учёта – создать максимально открытую и дружественную обстановку для представителей разработчиков, со всей серьёзностью отнестись к приёмным испытаниям программных продуктов.

Список литературы

1. Брага В.В. Компьютерные технологии в бухгалтерском учёте на базе автоматизированных систем. Практикум / В.В. Брага, А.А. Левкин.  М.: ЗАО «Финстатинформ», 2001. 220 с.
2. Мартин Дж. Планирование развития автоматизированных систем / Дж. Мартин / Пер. с англ.; Предисл. В.М. Савинкова. М.: Финансы и статистика, 1984. 196 с., ил.